Reglas de urbanidad, normas de comportamiento, buenos modales parecen conceptos antiguos y pasados de moda. Sin embargo, hoy son más necesarios que nunca en el mundo empresarial y profesional.
Internet, diversidad, relaciones entre hombres y mujeres en el trabajo, equipos internacionales, son muchas las cosas que debemos manejar más allá del negocio puro y duro y para las que no estamos preparados.
Aprender a comportarse adecuadamente como Profesionales no sólo va a facilitar las relaciones, evitar problemas o mejorar la eficiencia, además puede ayudar a diferenciar a cualquier persona que demuestre que sabe actuar en cada situación. Eso no sólo genera confianza y sintonía, sino que facilita la realización de nuevos proyectos y negocios.
La Etiqueta Empresarial toca muchos aspectos, desde las comidas de negocios, las relaciones con profesionales de diversas culturas o la forma de actuar en viajes de empresa. Pero ahora quiero centrarme en lo que afecta a los modales en la Oficina.
Pequeños ajustes de comportamiento marcan la diferencia entre un buen ambiente y el conflicto
Suele decirse que lo importante está en los detalles. Cuando hablamos del comportamiento en un entorno tan reducido y en el que se pasa tanto tiempo como una oficina, cada gesto, cada palabra, cuenta. El respeto por los demás puede hacer que la vida profesional en la que pasamos tantas horas sea mucho más placentera y menos estresante.
La Etiqueta de Oficina se basa en la preocupación y consideración que muestres por tus compañeros
Una sola persona puede hacer de una oficina un lugar mejor para trabajar. La etiqueta se basa en el respeto, en actuar con los demás como te gustaría que hiciesen contigo. Si te preocupas por tus compañeros y tratas de hacerles más agradable el tiempo que pasáis juntos, no sólo mejorará tu estado de ánimo sino también afectará positivamente a tu trabajo.
Los modales son tan importantes en los negocios como en nuestra vida social
El comportamiento laboral adecuado facilita el buen funcionamiento de cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector. Se aplica igual a un colegio, una oficina pequeña o una multinacional. Al igual que las señales de tráfico y los mapas de carreteras, el protocolo de la oficina nos impide chocar entre nosotros, herir los sentimientos de los colegas o dañar la reputación de una empresa.
Desarrollar buenos hábitos en el trabajo
Sé puntual y evita perder el tiempo en el trabajo
Hay un hábito que puede aplicarse en todos los ámbitos de la vida, pero que es especialmente importante cuando hablamos del mundo profesional. Llegar a tiempo a una cita, no hacer perder el tiempo a los compañeros, respetar el tiempo en las reuniones, no obligar a otros a quedarse más tiempo trabajando… hay muchos factores relacionados con el tiempo que podemos considerar reglas o normas de etiqueta. Cuídalos.
Utilizar el Carisma para crear buena impresión
No trates a las personas como si fueran invisibles
Dicen que una de las características de las personas carismáticas es tratar a todo el mundo como si fuese igual de importante. Cuando hablamos de etiqueta y, por lo tanto, de respeto en el trabajo, considerar que cualquiera merece nuestra atención, es fundamental.
Utilizar los buenos modales en las reuniones
Llega a tiempo y, si te retrasas, pide disculpas sin entrar en detalles
Es vergonzoso llegar a una reunión con varios minutos de retraso y que todos dejen de hablar para mirarte. También asegúrate de ir al baño antes de una reunión para no tener que interrumpir a nadie para disculparse por tener que salir. Si necesitas salir de una reunión, o una cena de trabajo o cualquier situación con un grupo de gente, simplemente di: «Lo siento. Por favor disculpadme.» No necesitas dar más detalles.
Si la reunión es sobre uno de tus proyectos, ten claro lo que quieres decir antes de que comience
Ten claros los comentarios y preguntas sobre los temas de los que quieres hablar o escríbelos en un cuaderno. Trata de adelantarte a lo que la gente te puede preguntar y ten claras las respuestas. Lleva cualquier material que puedas necesitar. Es mejor estar demasiado preparado que quedarte corto.
Aunque no tengas que participar en una reunión, presta atención
Puedes aprender mucho sobre el funcionamiento de tu empresa y tus compañeros de trabajo con simplemente escuchando. Puede ser tentador sacar tu teléfono o tu portátil y trabajar un poco, pero eso es de mala educación y las personas a las que quieres impresionar probablemente se darán cuenta. Guarda el móvil durante una reunión (y asegúrate de que esté en silencio). Si estás esperando una llamada o un mensaje de texto urgente relacionado con el trabajo, al menos ponlo boca abajo sobre la mesa.
Las reuniones que tienen poco o nada que ver contigo pueden ser muy aburridas. Para mantenerse involucrado y despierto, toma notas en un cuaderno, aunque no las vayas a necesitar.
Cuida tu lenguaje corporal
Tu lenguaje corporal también dice mucho. Dejarte caer en tu silla y mirar la hora una y otra vez es tan malo como estar pendiente de tu teléfono. Pero si tienes una buena postura, muestras que estás prestando atención y no haces mucho ruido moviendo papeles o tamborileando en la mesa, la gente pensará en ti como alguien que sabe comportarse.
Ah, y esto debería ser evidente, pero no comas en reuniones a menos que sea un evento con catering. Incluso entonces, se comedido y no te excedas.
Usar adecuadamente los dispositivos tecnológicos
Ten cuidado con lo que escribas en tus dispositivos porque quedará ahí para siempre
Estamos en comunicación electrónica casi constante con amigos, familiares, compañeros de trabajo, novios, novias, restaurantes, negocios y todos los demás. Aunque estar detrás de una pantalla puede hacer que parezca que lo que decimos no importa, lo que sea que escribas quedará ahí para siempre. La Etiqueta te ayudará a evitar la vergüenza y dar la sensación de que controlas los dispositivos de comunicación.
Crea Correos Electrónicos bien escritos y revisados
Escribir un correo electrónico es hoy en día el equivalente a grabar algo en piedra. Existe para siempre. Y si vuelves a leer los correos electrónicos que escribiste hace unos años, probablemente algunos de ellos te avergonzarán bastante. Afortunadamente, hay algunas cosas fáciles que puede hacer para reducir el nivel de vergüenza por correo electrónico que puedas sentir en el futuro, especialmente en el trabajo. Revisa siempre. Usa las herramientas que comprueban la ortografía y la gramática.
Reduce al mínimo el envío de mensajes de texto mientras estás en el trabajo
Mantén al mínimo el envío mensajes de texto a tus amigos mientras estás en el trabajo. Envía tus mensajes de texto a la hora de la comida o, si tienes que enviar mensajes de texto mientras estás en horario laboral, hazlo breve.
Sigue el ejemplo de la cultura de tu oficina
Si todo el mundo dentro de la empresa se comunica internamente con mensajes de texto, adelante. Si casi nadie lo hace, limítate a chatear con quienes te envíen mensajes, especialmente si están más arriba en el organigrama. A algunas personas les resulta molesto ese tipo de comunicación.
Recuerda que todo lo que escribas en el ordenador del trabajo es visible para tu empleador
Incluso sus mensajes personales de pueden ser visibles para ellos. Si te envían un mensaje, pueden leerlo. Incluso pueden tener filtros configurados para identificar palabras clave como palabrotas, “no aguanto al jefe» u «odio este lugar». Por supuesto, siempre puedes desactivar tu historial de chat para que la gente no pueda revisar lo escrito y leerlo, pero si necesitas usar esa función, probablemente confirma que no deberías estar chateando.
Cuida siempre tus modales telefónicos, no grites ni abuses de las llamadas personales
No hables a gritos y no uses el horario de trabajo para llamadas personales.
Cuando uses el teléfono de la oficina, identifícate siempre
Aunque ahora podemos ver los números de quienes nos llaman, no siempre tenemos identificados sus nombres ni ellos saben quién va a coger el teléfono. Por eso es de buena educación, decir tu nombre al contestar o al llamar.
No atiendas llamadas donde puedas molestar a otros
Las conversaciones telefónicas en oficinas abiertas como las actuales pueden ser muy molestas si se prolongan demasiado o si tienes un tono de voz alto. Si crees que puedes interrumpir la concentración de tus colegas al recibir algunas llamadas, busca un lugar tranquilo o una sala de reuniones donde puedas hablar sin preocuparte.
Haz lo necesario para que tu teléfono fijo o móvil no suene durante una reunión
Si tienes un botón de “No molestar” en tu teléfono, úsalo. Si tienes un asistente o hay alguien de tu equipo que reciba tus llamadas mientras estás reunido, pídele que tome nota para llamar posteriormente. Concreta con él/ella qué llamada o situación constituye una emergencia para la cual debes interrumpirte.
Gestionar los modales en la Comunicación
Comunícate con brevedad y claridad
Cuando te comuniques en el trabajo, en una reunión o por correo electrónico, sé claro y conciso. Díle a la gente lo que necesita saber con la menor cantidad de palabras posible. Si divagas, es probable que la gente deje de escucharte o leerte. Por ejemplo, si estás en una reunión sobre el progreso de un determinado proyecto, no es necesario que cuentes toda la historia desde el primer día. En su lugar, ofrece una actualización de estado sobre dónde se encuentra ahora, cualquier problema que haya surgido y los pasos siguientes. Si la gente necesita más información, ya te preguntará.
Trata siempre con respeto a la persona con la que te comuniques, sin importar quién sea
Los jefes, colaboradores y colegas merecen el mismo trato. No se trata solo de cómo actúan los profesionales, sino de cómo actúan las buenas personas. Todo lo que necesitas hacer para mostrar un nivel básico de respeto es prestar atención a las personas cuando hablan y no interrumpirlas. Si no estás de acuerdo con alguien, expresa su opinión, pero sé amable siempre.
Saluda con un gesto y una sonrisa
El lenguaje no verbal es importante en el trabajo. Aunque no digas nada cuando vas por los pasillos o te cruzas la mirada con un compañero, trata de tener siempre una sonrisa en la cara y mostrar con un gesto que estás presente.
Evita el contacto físico no invitado o inapropiado
Aunque haya camaradería y buen ambiente en una oficina, mantén las distancias y evita algunos gestos o contactos que pueden percibirse como inapropiados. Algunas muestras de cariño o de alegría exageradas puede que no sean bienvenidas por todo el mundo.
Ten cuidado con las miradas que puedan ser mal interpretadas
Igual que ocurre con el contacto físico, algunas miradas o gestos pueden ser consideradas como ofensivas o acosadoras, aunque se hagan con la mejor intención. Ten cuidado con ellas y si crees que hay alguna confusión, aclárala cuanto antes.
Valora y reconoce el trabajo de sus colegas en público y haz las críticas negativas en privado
Es importante elogiar a las personas que trabajan para ti o con quienes trabajas. Cuando lo hacemos bien y ese hecho es reconocido por nuestros colegas, ya sean nuestros compañeros, personas mayores o personal, nuestra confianza se ve reforzada. Por supuesto, es igualmente importante criticar a las personas cuando sea necesario y aceptar las críticas.
Cuidar la imagen y la higiene en el trabajo
Cuida todo lo que representa tu imagen, no sólo lo que te pones
La presencia personal no sólo es lo que te pones y cómo te arreglas. También incluye lo que llevas. Tanto si vas a una comida con un cliente, como a una reunión con tu jefe o a una entrevista, debes prestar tanta atención a todos accesorios que llevas encima. Por ejemplo, puedes ir súper elegante con un traje a medida o un aspecto agradable, pero en el momento en que sacas tu viejo cuaderno de espiral con hojas sueltas que sale volando por los lados o tu bolígrafo mordisqueado, no quedas tan bien como deberías.
Viste de forma coherente con la cultura de la empresa, que tu ropa sea adecuada y esté limpia
Presentar un aspecto acorde con el de la cultura de la empresa es una forma de respeto hacia los demás. Además, hay que ir aseado y tener una imagen correcta porque mientras estás en horario laboral, representas a la empresa en la que trabajas.
Cuida la higiene
Llevar el pelo limpio, mostrar limpieza, no molestar a los compañeros con olores desagradables o demasiado fuertes, son cosas de sentido común, pero que curiosamente nos seguimos encontrando y pueden ser muy perjudiciales para quienes no tienen cuidado con ellas.
Evita acicalarte en tu mesa de trabajo y nunca te arregles las uñas o el pelo en la oficina
No conviertas tu cubículo en una extensión de tu cuarto de baño. Al trabajo hay que llegar arreglado y no es el momento de dedicar tiempo a cosas que ya deberías haber resuelto en casa.
Cuida la salud, a nadie le gusta estar cerca de alguien que pueda contagiarte una gripe
Muchos jefes admiran a los trabajadores responsables y entregados, pero si estás enfermo y estornudando todo el día, es probable que sus compañeros de trabajo prefieran que seas un poco menos voluntarioso y te quedes en casa hasta que se te pase.
No te arriesgues a contagiar a toda la plantilla quieres quedar bien. Si sólo tienes una tos leve o un resfriado, o incluso una alergia no contagiosa, cúbrete siempre la boca cuando tosas o estornudes y desecha los pañuelos usados.
Gestionar tus relaciones en la oficina
No te escondas detrás de tu ordenador, mantén relaciones personales cara a cara
El correo electrónico, los chats y las plataformas de espacios de trabajo colaborativos son herramientas útiles, pero es importante recordar que son solo herramientas. Nos ayudan a trabajar y comunicarnos, pero no sustituyen el hecho de hablar con la gente.
Recibe y trata con amabilidad a nuevos miembros del equipo
Los recién llegados deben obtener la orientación adecuada. Se les debe explicar en qué consiste su trabajo y se deben establecer sus expectativas incluso antes de comenzar a trabajar. Deben ser presentados formalmente a sus colegas en su primer día de trabajo.
No trates a tu jefe como un amigo
Hoy las oficinas son mucho más informales de lo que solían ser. Tu jefe puede bromear contigo y terminar contándote historias sobre su vida personal. Esto puede hacer que vuestra relación se sienta como una amistad. Pero al final de la jornada laboral, tu jefe es una figura de autoridad. Su trabajo consiste en evaluar su desempeño y ayudarte a lograr tus objetivos profesionales. Eso no es algo que los amigos suelen hacer. Si tienes esto en cuenta, puedes tener una excelente relación sin confundir a tu jefe con tu mejor amigo.
Trata con amabilidad y respeto a los subordinados y personas de niveles inferiores
Dos personas cruciales en cualquier oficina son la persona de recepción o la que maneja la centralita. No hace falta decir que debes ser extremadamente educado con todos, incluso con aquellos que son groseros o bruscos. Por lo general, son los primeros contactos que alguien tiene con la empresa y es importante que causen una buena impresión.
Gestionar enfrentamientos y discusiones en la Oficina
Analiza tu propio comportamiento para comprobar que el problema no eres tú
Muchas veces ayudamos a causar o contribuimos al problema y no nos damos cuenta. Revisa tus propios comportamientos en el lugar de trabajo para evitar molestar a los compañeros de trabajo innecesariamente.
Aborda los problemas rápidamente
Cuando surja una crisis o algún enfrentamiento en el trabajo, no dejes que pase el tiempo. Trata de resolverlos cuanto antes para que no se deteriore la situación.
Habla cara a cara
Si tienes que resolver una discusión o un malentendido con un colega o jefe, hazlo personalmente. Evita los correos electrónicos o los canales indirectos que acaban generando más confusión.
Sé respetuoso, no importa lo enfadado que te sientas
Aunque estés enfadado o nervioso por algún problema con otras personas de la oficina, trata de mantener las formas y no te comportes de una forma inadecuada de la que puedes arrepentirte más adelante.
Encuentra puntos en común con la gente
La mejor forma de resolver una crisis en las que hay diferencias de criterio es empezar a reconstruir la relación encontrando temas en los que podáis coincidir y sintonizar.
Mantén la calma
Es fácil alterarse cuando nos enfrentamos a una situación complicada o al discutir con otra persona. Antes de reaccionar de forma inadecuada, trata de calmarte, contar hasta diez y mantener la calma. No dejes que tus emociones tomen el control.
No culpes a los demás por asuntos que son de tu responsabilidad
Es muy poco profesional pasarles la patata caliente a otros por algo de lo que tú eres responsable. Eso sólo demuestra tu incompetencia en las tareas y las personas acaban perdiendo la fe en ti.
Usa el humor adecuadamente, evita las bromas y burlas hirientes y sarcásticas
El humor puede convertir un lugar de trabajo en un lugar animado, dinámico y atractivo para trabajar. Pero debe usarse sin ofender a nadie. La intención es disfrutar en el lugar de trabajo, no burlarse de las personas.
Ayudar a otros
Ofrécete a ayudar a llevar peso a quien lo necesite, sin importar el género
Ofrécete a llevar paquetes a cualquier persona que necesite ayuda, no te fijes si es hombre o mujer. La mejor manera de obtener ayuda es darla. Por ejemplo, si ves a un compañero de oficina trabajando durante el almuerzo para gestionar un gran volumen de documentación de clientes y le echas una mano, es probable que tu generosidad sea correspondida.
Ayuda a los recién llegados
Sé particularmente amable con quienes acaban de incorporarse. Los nuevos empleados pueden tener muchas cualidades, pero seguramente tienen mucho que aprender acerca de cómo funciona el negocio en el que tu llevas más tiempo. Nombres para recordar, términos y jerga que aprender, políticas para dominar, formas especiales de comportamiento, relaciones que entender… Sé servicial y se comprensivo con los errores de aprendizaje.
Ofrece apoyo a los compañeros que lo necesiten
Si sabes que alguien está teniendo una crisis personal o está pasando por un momento difícil en el trabajo, simplemente escúchale si crees que lo necesita y eso puede ayudarle. Ayuda si es necesario en momentos de picos de trabajo. En lugar de una mentalidad de «mi trabajo / tu trabajo», piensa en lo que haces como «mi parte de nuestro trabajo».
Se comprensivo y amable con un colega al que despiden
Trata de ayudarle a encontrar un nuevo trabajo, ofrécete a revisar su currículum vitae o simplemente llámale de vez en cuando para animarle o cuando tengas alguna información que pueda ayudarle.
Sé considerado con las personas con discapacidad
Siempre es un signo de cortesía preguntar si un compañero de trabajo con una discapacidad desea ayuda, pero no proporciones automáticamente ayuda que pueda no ser deseada. Sigue las indicaciones de la persona y no te ofendas si rechaza tu oferta de ayuda. Es decisión de cada cual ser tan independiente como quiera.
Gestionar la vida privada en el trabajo
Lo queramos o no, la vida laboral no está completamente separada de la profesional
Para la mayoría de nosotros, la vida de oficina no está completamente separada de nuestra vida social. Si el cónyuge o el padre de un colega está en el hospital, por ejemplo, los amigos de la oficina pueden desear enviar una tarjeta o flores. Es muy natural de vez en cuando discutir con nuestras familias, compartir nuestras alegrías y tristezas con compañeros de trabajo especiales. Sin embargo, debe tener cuidado de no llevar demasiado de su vida familiar a su vida laboral.
No lleves tus problemas personales al trabajo, nadie espera un parte diario con tus noticias
Algunas personas estarán realmente interesadas en tus problemas, pero ten cuidado de no avasallar con ningún problema familiar a tus compañeros de trabajo. Las personas con las que trabajas se preocuparán de que alguien cercano a ti esté sufriendo una enfermedad grave, pero no esperan ni desean actualizaciones diarias sobre los detalles médicos.
Reduce al mínimo las llamadas personales durante la jornada laboral
No harás ni recibirás llamadas personales durante la jornada laboral, excepto durante los descansos o el almuerzo.
Comer en la oficina
El almuerzo es un buen momento para conocer a sus compañeros de trabajo
Comer con los compañeros es un buen momento para conocerse. Tanto la calidad de tu conversación informal como los buenos modales en la mesa ayudarán a contribuir a su reputación como alguien que es merece la pena estar cerca. Tener un grupo habitual para comer es algo natural, pero de vez en cuando debes mezclar a tus compañeros para no aislarte demasiado de tus compañeros de trabajo en general. Invita a colegas de otro departamento e intenta ir a diferentes horas para encontrarte con un grupo diferente de personas.
Evita comer en el cubículo
Si llevas siempre tu almuerzo a la oficina y siempre comes en tu escritorio, ten en cuenta que puedes parecer poco sociable. Si un compañero de trabajo que come en la cafetería (especialmente si es tu jefe) se te acerca y te pregunta si quieres comer algo, plantéate seriamente aceptar la oferta y dejar tu almuerzo en la nevera para mañana.
Si tienes que comer en la oficina, hazlo en la sala de descanso si la empresa dispone de ella
Quizás puedas quedar muy bien con algún tipo de jefe que valora que no te despegues de tu escritorio, pero comer en tu mesa puede ser desagradable o molesto para tus compañeros. Aunque tengas que comer con rapidez, vete a la sala en la que tengáis el comedor o la zona de descanso.
Si sales a comer cerca de la empresa, relaciónate con los colegas
La hora de la comida es una excelente manera de establecer relaciones con gente diferente a la de tu departamento, o incluso con tu jefe o con superiores directos. Mantén conversaciones positivas y agradables y resiste la tentación de hablar de trabajo. Pregunta si puedes unirte a un grupo con el que no tengas mucha relación o invita a otros a comer contigo.
Si no te queda otra que comer en tu escritorio, se discreto, limpio y silencioso
Comer en tu escritorio a menudo es inevitable, especialmente en oficinas ocupadas o en aquellas que no tienen cafeterías. Aunque comer y trabajar al mismo tiempo puede permitirte salir del trabajo un poco antes, tomarte un descanso del trabajo y despejarte (incluso salir a dar un paseo) puede hacer que la tarde sea más productiva.
Si vas a comer en su escritorio (y tu empresa no tiene una regla en contra), además de comer en silencio (especialmente en un cubículo), piensa en los olores que puedes generar. También es una regla de comportamiento adecuada tirar los restos del almuerzo en la papelera de la cocina y no en tu papelera. Asegúrate de limpiar tu escritorio de posibles derrames de bebidas y migas.
Evita hablar sobre temas delicados durante el almuerzo
Evita hablar de temas de trabajo delicados, ya que las personas en otras mesas pueden escuchar. Tampoco es una buena idea las cosas que son demasiado personales, la cita que tuviste anoche, los problemas que tiene con un hijo. El almuerzo es un momento para relajarse y tomarse un descanso, no el lugar para conversar que sería más adecuado al finalizar la jornada laboral.
Gestionar la Etiqueta de cubículo
Ten cuidado con los posters y las imágenes y objetos que pones en tu cubículo
Las paredes de los cubículos con frecuencia se convierten en vallas publicitarias y son una excelente forma de compartir un chiste, una broma o un artículo particularmente apropiado. Pero ten cuidado con lo que pongas. Nunca coloques nada que cruce la línea de la grosería o el mal gusto. Cualquier cosa con matices racistas o sexistas está fuera de discusión. Incluso los artículos que pueden parecer aceptables para ti pueden ser inaceptables para otros.
Conoce las normas de tu empresa antes de personalizar tu espacio de trabajo
La decoración de tu espacio de trabajo depende de tus funciones y del tipo y cantidad de interacción con los clientes que llevas a cabo. Si tratas cara a cara con los clientes a diario, la decoración generalmente será influida por el cliente. En un sector de servicios como la banca, por ejemplo, el ambiente es a menudo homogéneo, con efectos personales reducidos al mínimo. En una oficina donde se realiza trabajo creativo, como un estudio de diseño gráfico, la decoración suele ser más personalizada.
Utiliza plantas reales o artificiales (si la política de la empresa lo permite) para amortiguar el ruido
Utilizar plantas convierte tu espacio de trabajo en un sitio más agradable, pero también ayudan a reducir el ruido que produces o el que te llega de los otros compañeros de la oficina.
No tengas a la vista artículos o reportajes que vayan en contra de la empresa
Sería poco acertado dejar a la vista artículos anticorporativos de revistas o periódicos en tu cubículo, tanto si son escritos sobre tu propia compañía o sobre el mundo corporativo en general. Cualquier persona que pase puede percibirlos como un ataque directo a la empresa o a quienes la dirigen.
Pon un letrero en la entrada de tu cubículo para indicar cuándo puedes ser interrumpido
Los empleados que trabajan en cubículos o en entornos abiertos pueden utilizar señales que indiquen si están disponibles para otros compañeros de trabajo. Cuando no estés disponible, podrías colocar un letrero de color rojo fuera del área de trabajo que diga, por ejemplo, “¡Ojo, trabajando! Estoy trabajando con una fecha límite del proyecto hasta las 11, pero si quieres que comentemos algo déjame una nota y te responderé a lo largo del día de hoy «. Cuando estés disponible, cuelga un cartel verde que informe a tus compañeros que está libre para comentar lo que haga falta.
Evita iniciar una conversación con alguien que creas que puede interrumpir tu trabajo
Continúa hablando y trabajando y, con un poco de suerte, la persona que interrumpe capta el mensaje.
Sé amable, no respondas bruscamente a quien te interrumpa (y menos si es tu jefe)
Recuerda que de vez en cuando se producen interrupciones ocasionales. Responder groseramente dañará tu credibilidad. Y si es su jefe quien te interrumpe, ni lo dudes, deja que él o ella lo haga.
No te quedes fuera del cubículo de alguien mientras esperas a que termine una llamada telefónica
Esperar a que alguien termine una llamada o una reunión cerca de su espacio de trabajo es incómodo, desagradable y demuestra poca educación. Mejor vete y vuelve al cabo de un rato.
Deja despejada la mesa cada día
Dejar limpio tu despacho al final del día tiene varias ventajas. Por un lado, es probable que encuentres entre los papeles algo que creías que habías perdido. Por otra parte, tendrás la alegría de encontrarte un espacio despejado a la mañana siguiente. Y no menos importante, evitarás que alguien vea alguna información que no quieres que sea pública.
Mantén tu espacio de trabajo ordenado y profesional
Tu cubículo o tu escritorio envía un mensaje sobre ti y tu profesionalidad. Nadie espera que la oficina de un profesional ocupado esté impecable y organizada en todo momento. Sin embargo, el extremo opuesto tampoco es aceptable. Los colegas y visitantes que se acercan a tu espacio de trabajo no deben tener la impresión de que eres desorganizado o descuidado. Tómate tu tiempo al final de cada jornada laboral o al final de la semana, para poner las cosas en orden. No solo mejorarás tu imagen, sino que también aumentará tu productividad.
Pregúntate si realmente necesitas tantos papeles y objetos
Si no puedes encontrar una razón específica para guardar un papel, tíralo. Si hay cosas que no sabes ni cómo llegaron ahí, deshazte de ellas.
Comportarse en celebraciones en la oficina
Hazlas breves
Empieza las celebraciones con rapidez y hazlas cortas. Elige a alguien que disfrute hablando ante un grupo y pídele que diga algunas palabras. Permite que las personas tomen algún, beban algo y vuelvan rápidamente a su trabajo.
Mantén las celebraciones más elaboradas y personales en privado y fuera de la oficina
Si has decidido ir a otro lugar con un grupo más pequeño de amigos después del trabajo, no anuncies tus intenciones a todo el equipo. Para salidas más selectivas, evita herir los sentimientos organizándolo fuera de la oficina y evitando mantener tus conversaciones sobre el tema durante horas de trabajo.
No presiones para que todos aporten para el regalo, algunos no se sentirán cómodos
Si recaudas dinero por toda la oficina para hacer un regalo, debes tener en cuenta que no todos se sentirán cómodos aportando algo. Para ser diplomático, envía un correo electrónico a los colegas que deseas incluir e indica que vas a poner una caja o un sobre en tu escritorio. Indica que la aportación es voluntaria, pero permite que todos firmen la tarjeta.
Gestionar tu accesibilidad y disponibilidad
Haz lo posible por ser accesible y estar disponible
En lugar de esconderte detrás de una puerta cerrada y tu escritorio, rodeado por una barricada defensiva de papeles, mantén tu puerta abierta, y especialmente tus ojos y oídos.
Mantén una política de puertas abierta a otras personas
La política de puertas abiertas es sabiamente utilizada por muchos jefes. Este comportamiento anima a los empleados a hablar sobre temas de interés. Sin embargo, sólo porque tienes acceso a tu jefe, no te da derecho a convertirte en una molestia. Si tienes varias consultas o comentarios rápido cada día para tu superior, apúntalas para que podáis discutirlas todas al mismo tiempo. Lo que no debes hacer es pillar a tu jefe en el pasillo, comedor o ascensor para preguntarle sobre la marcha. Si eres el jefe y alguien te interrumpe mientras estás trabajando en un proyecto, no estás obligado a dejarlo todo a menos que sea una emergencia. Explica que tienes una fecha límite y dile cuándo esperas estar libre.
Utilizar las zonas comunes
Limpia los electrodomésticos que uses y lava tus propios platos
Además de ser responsable de lavar tus propios platos, también debes limpiar los electrodomésticos que uses. Si algo que colocaste en el microondas o en una cocina convencional mancha o salpica, límpialo inmediatamente con una toalla de papel húmeda antes de que se seque y sea mucho más difícil de limpiar. No dejes tazas de café sucias en el fregadero ni restos de comida sobre las mesas.
Deshazte de los alimentos y las bebidas que pusiste en la nevera antes de que se estropeen
Cuando se trata de la nevera de la oficina, hay una regla fundamental. Es tu responsabilidad deshacerte de los alimentos y bebidas que colocaste antes de que se estropeen, caduquen o se pudran.
Prepara la máquina de café para los siguientes usuarios si te pones la última taza
Si hay una cafetera común, prepara más café cuando tomes la última taza.
Trata los muebles de la recepción, salas de conferencias o cocina como tratarías los de tu casa
Cuida el mobiliario y el espacio en general como si fuese tu casa. El mobiliario de su oficina suele ser caro y probablemente lo heredará otra persona algún día. No te limpies los dedos grasientos en las sillas ni dejes caer las migajas de tu tentempié de media mañana al suelo donde pueden manchar la moqueta con rastros de aceite antiestéticos.
Comportarse en fiestas de empresa
Un evento corporativo es una actividad más de tu trabajo
Los eventos corporativos van desde pequeñas reuniones hasta grandes eventos formales organizados por la empresa. El propósito puede ser lanzar un nuevo producto, obtener publicidad, o simplemente crear buen ambiente entre los empleados y clientes.
Las fiestas limitadas a los empleados de la compañía suelen hacerse para celebrar un aniversario o brindar por la jubilación de un directivo importante. Estos eventos se suelen realizar fuera de la empresa.
Come algo antes de ir
Si picas algo antes de ir a la fiesta de la empresa no te morirás de hambre si la comida se retrasa o no es tu comida favorita. Recuerda, es difícil ser educado cuando estás hambriento.
Conoce a personas fuera de sus interacciones diarias normales, incluidos directivos poco accesibles
No te quedes en una esquina detrás de una columna, ni te pegues a tus compañeros de trabajo inmediatos como una pandilla de adolescentes en el centro comercial. Esta es una oportunidad clave para que conozcas a personas fuera de tus interacciones diarias normales, Incluidos los jefes a los que no sueles tener acceso.
Construye tu Marca Personal en la fiesta de la empresa y no olvides que es una situación “peligrosa”
Estos eventos corporativos no son sólo situaciones de peligro en las que debes mostrar tu mejor comportamiento. También pueden ser una forma de construir tu Marca Personal y reforzar tu red de contactos. La copa de Navidad no es un lugar para atiborrarse en el bufé, emborracharse o desmadrarse con un colega. La gente quiere liberarse un poco porque es un momento festivo, pero sigue siendo una parte del trabajo. Tenlo siempre en cuenta.
Elige el momento correcto para irte
Es genial pasar momentos divertidos con los compañeros de trabajo, pero no seas el último en irte de la fiesta en la oficina. Presta atención al tiempo establecido en la invitación. No querrás ser el último en salir cuando se ha terminado el evento. No queda demasiado bien que tengan que decirte que te vayas.
Estate presente, céntrate en el evento, no hagas que parezca que te han obligado a asistir
Cuando asistes a un evento, apaga todos los dispositivos y céntrate en él. Nadie quiere invitados que se queden en una esquina jugueteando con el móvil. Si vas a asistir, participa. No hagas que parezca que te han obligado a ir.
Haz preguntas y genera conversación
Di algo agradable sobre el sitio y mantén una conversación agradable durante el tiempo que dura el encuentro.
Llega a tiempo
Es una falta de respeto llegar tarde. Los eventos empresariales suelen dejar clara en la invitación la hora de comienzo y final. Se notará si llegas tarde una hora o dos, lo que no genera una buena impresión en tus compañeros de trabajo y tus superiores. Por todo tu esfuerzo para ser puntual, dentro de un margen razonable de cinco a diez minutos.
No publiques opiniones negativas sobre la fiesta en tus sitios de redes sociales
Twittear que no quieres asistir no es conveniente. No publiques en las redes sociales, durante o después del evento, ninguna foto o comentario que muestre el comportamiento impropio de alguien.
No uses la fiesta como una excusa para ligar
No uses la fiesta como una excusa para coquetear con la persona de otro departamento que te gusta a menos que estés absolutamente seguro de que están disponibles e interesados. Y si te sientes incómodo con alguien en la fiesta de la oficina, ten la suficiente seguridad para decirle al día siguiente que no te gustó su comportamiento (y si es grave, se lo comunicas a un responsable).
Transmite confianza, profesionalidad, calidez y carisma
Tu objetivo es ser visto como alguien amable e inteligente. Debes causar una impresión positiva y no ser recordado como la única persona que de la que se habla (mal) el día posterior a la fiesta.
Mantén las bebidas al mínimo
Si estás acostumbrado a beber alcohol, puedes permitirte tomar un par de copas, pero nada más o empezarás a hacer cosas inapropiadas, como tontear con un compañero de trabajo, contar historias fuera de tono o criticar al jefe.
Recuerda que siempre es mejor pecar de formal
Tu forma de vestir transmite tu actitud hacia ti mismo y hacia los demás. En caso de duda, es mejor seguir las reglas clásicas que tratar de presentarse con un aspecto extravagante.
Asegúrate de saber si hay un código de vestimenta para el evento y viste en consecuencia
Si no sabes lo que es apropiado, pregunta. Si eso no es posible, piensa en el evento, lo que vas a hacer y quién va a estar. Muestra respeto por tu anfitrión y el resto de los invitados. Este es el momento de arreglarse un poco. Cuida tu aseo personal: manos y cara limpias, pelo arreglado, aliento fresco.
Utilizar y cuidar las herramientas y material común
Devuelve todo lo que hayas cogido a un compañero, por simple e irrelevante que te parezca
Devuelve todo lo que haya tomado prestado de un compañero de trabajo. Y no cojas la mala costumbre de pedir dinero prestado para la comida, autobús o imprevistos. Es fácil olvidarse de devolver pequeñas cantidades de dinero, sin embargo, la persona que te lo presta casi nunca se suele olvidar de esos pocos euros que le debes.
No cojas cosas que no te pertenecen, pide permiso
Esto se aplica a los suministros de oficina, a la comida de otra persona en la nevera de la oficina o al dinero de la empresa. Robar es robar, no importa cómo lo llames.
Rellena la bandeja de papel en la copiadora y pon la máquina en «normal» si cambias la configuración
Aunque técnicamente no sea tu responsabilidad, debes encargarse de algunas cosas si sabes cómo hacerlo. Si las luces de señal muestran que una impresora o copiadora necesita tóner o tiene un atasco de papel, encárgate tú mismo o avisa a la persona a cargo del mantenimiento. Esto se aplica doblemente en una pequeña empresa, donde, en el espíritu de juego en equipo, todos, incluido el jefe, deben colaborar.
Tratar con pequeñas molestias
Antes de criticar los errores de los demás, mírate en el espejo
Pregúntate si es posible que molestes tanto a tus compañeros de trabajo como ellos a ti.
Cuida los olores y ten tacto suficiente para comentarlo
Un olor que es agradable para ti puede no ser tan agradable para los demás. El olor corporal o el mal aliento de un compañero de trabajo es un tema extremadamente sensible. Ten cuidado con los aromas que despides y ten el tacto suficiente para comentárselo a otros si son ellos quienes lo llevan consigo.
No conviertas un olor agradable en algo detestable
Los perfumes, productos para después del afeitado, colonias y otros cosméticos están destinados a ser agradables, pero pueden convertirse rápidamente en algo molesto en una oficina llena de gente. Resérvate los aromas más potentes para salir de noche.
Evita gritar para que la gente venga a ti, pero si es una molestia caminar, levanta el teléfono
Nunca grites cuando tengas que hacer una petición, comentario o dar una respuesta a alguien en un cubículo cercano.
Mantén el ruido al mínimo
La contaminación acústica causada por las conversaciones telefónicas ruidosas, los timbres telefónicos, la música y las conversaciones entre compañeros de trabajo es una queja común en el lugar de trabajo. Minimízalos.
Mantén la música baja o utiliza auriculares para no molestar a los demás
Utiliza auriculares cuando escuchas música. Pon el volumen de tu teléfono al mínimo para no molestar cuando utilices manos libres.
Mantén las llamadas personales en lugares discretos o pide a tus colegas que las hagan en otro lugar
Las conversaciones telefónicas personales deben reducirse al mínimo si trabajas en un cubículo. Nadie quiere escuchar tus discusiones con tu cónyuge. Las conversaciones comerciales confidenciales también se deben mantenerse en un lugar discreto si quieres evitar que todo el mundo se entere de tus condiciones de negociación.
No dejes la música en espera con el altavoz del teléfono
Cuidado con la música en espera que se reproduce en voz alta porque el altavoz está activado.
Actuar en puertas, ascensores y escaleras
Utiliza las escaleras y ascensores sin arrollar a nadie
Todo el mundo tiene prisa, pero debes acostumbrarte a ir de un lugar a otro sin derribar a una persona o atropellar a alguien. Un hombre o una mujer bien educada sabe cómo moverse por puertas y pasillos con elegancia.
Aléjate de las entradas y las puertas de los ascensores
Si estás esperando a alguien, quédate apoyado contra una pared para no impedir el tráfico.
Evita hablar por teléfono mientras estás en el ascensor
No molestes al resto de las personas del ascensor haciendo públicas conversaciones que no interesan a nadie más que a ti.
Si el ascensor ya está lleno, no te metas a presión, espera al siguiente
No tengas prisa. Ya vendrá otro ascensor y podrás evitar incomodidades propias y ajenas.
Si no llegas a botón del piso para presionarlo, pídele a alguien más cercano que lo haga por ti
Entra en el ascensor y quédate en un lado, permitiendo que otros pasen al fondo
Ponte a la derecha de las escaleras mecánicas y deja libre la izquierda para los que tienen prisa
No bloquees el paso en los pasillos
Cuando hables en los pasillos, quédate a un lado para no bloquear el tráfico, una cortesía obvia, pero que un número sorprendente de personas ignoran.
Las puertas son un lugar frecuente para conversar, pero no interrumpas el paso
Quien llega a la puerta primero, la abre y la sostiene para la siguiente persona
Quien llegue primero a la puerta, sin importar el género, debe abrirla y sostenerla para la persona detrás de ella. Es de mala educación dejar que una puerta se cierre en la cara de alguien.
Asegúrate de decir «¡Gracias!» cuando alguien te abre la puerta
Es de mala educación no reconocer este acto de buena educación.
Asegúrate de no hacer tropezar a nadie ni caerte por tratar de llegar corriendo para abrir una puerta
Una cosa es tratar de ser educado y otra jugarte la vida o la de los demás.
Gestionar la privacidad
Evita conversaciones privadas en tu cubículo con un colega si alguien está en un cubículo cercano
Lo más probable es que tu conversación todavía pueda ser escuchada. Si necesitas hablar sobre algo delicado o privado con otro colega, busca una sala en la que puedas cerrar la puerta y nadie más pueda escucharos.
No invadas el territorio personal de los compañeros de trabajo
No leas la pantalla del ordenador de alguien ni comentes las conversaciones que escuches
No leas los mensajes, correos electrónicos, correos o pantallas del ordenador de otras personas. Métete en tus asuntos. Si escuchas una conversación, incluso si se trata de un problema relacionado con el negocio en el que sientes la necesidad de intervenir, no hagas comentarios sobre lo que escuchaste.
Ten mucho cuidado con los documentos propios o ajenos olvidados en fotocopiadoras y faxes
No debes enviar, copiar o imprimir tus documentos personales en las máquinas de la empresa (a menos que las políticas de la compañía le permitan hacerlo). Si te permiten enviar tus documentos personales y privados, ten mucho cuidado y no los dejes en la copiadora o impresora. Se ha encontrado mucho currículum en una copiadora, alertando a todos en la oficina que la persona está buscando trabajo.
Trata los cubículos como lo que son, los despachos de los compañeros de trabajo
Trata al cubículo como si tuviera una puerta y un techo. Si alguien parece ocupado, asume que su «puerta» está cerrada.
Gestionar los romances de oficina
Evita coquetear con compañeros de trabajo o clientes
Evita las exhibiciones románticas
Evita las miraditas cariñosas, abrazos, besos o cualquier otra exhibición romántica en la oficina.
No dejes que tu relación interfiera con tu trabajo
Revisa la política de relaciones sentimentales en tu lugar de trabajo
Antes de involucrarse sentimentalmente con un compañero de trabajo, asegúrate de conocer las políticas de tu empresa en cuanto a ese tipo de relaciones para evitar violar alguna norma corporativa. Si no actúas correctamente, un romance en la oficina puede causar conflictos y tener un impacto negativo en tu carrera.
Gestionar rumores, cotilleos y chismes
Evita los chismes y cotilleos
Las personas que se dedican a los cotilleos de oficina no son respetadas y a menudo son menospreciadas. Trata de apartarte de las personas que quieran involucrarte en ese tipo de comportamientos.
Si alguien te cuenta algo en confianza, no lo repitas
Si te ves obligado a escuchar chismes, mantente alejado de involucrarte en la discusión
No te dejes llevar por la conversación. Ofrece consejo o da tu opinión solo cuando se te pida específicamente. A nadie le gusta un sabelotodo.
Utiliza el sentido común para elegir los secretos y confidencias que debes compartir o escuchar
Usa tu buen juicio para decidir cuánto compartir con los demás y cuánto debes escuchar cuando estás en el lado de los que escuchan.
Gestionar las cuestiones de género
Las reglas sobre ayudar (o no) a personas de otro género están cambiando
Uno de los cambios en el lugar de trabajo en los últimos treinta años ha sido el número cada vez mayor de mujeres profesionales y su mayor nivel de responsabilidad. Las mujeres han luchado mucho por conseguir la igualdad, y pueden sentirse menospreciadas cuando son tratadas de manera diferente a un hombre en la misma situación.
El respeto genuino por las personas ayuda a superar el estilo personal y otras barreras
Minimizar comportamientos que incomodan al otro sexo facilita la comunicación y la interacción
Minimizar los comportamientos que afectan negativamente a los miembros del sexo opuesto puede facilitar las relaciones y evitar problemas.
Estrecha la mano al saludar o decir adiós en los negocios, independientemente del género
Las mujeres se dan la mano en los negocios, como hacen los hombres.
Levántate para saludar a alguien, independientemente de su género
Hombres y mujeres se levantan para saludar a alguien, independientemente del género de la otra persona
Mantén un enfoque neutral en la relación con personas del otro sexo en el entorno profesional
Permite que el anfitrión pague por un almuerzo de negocios, independientemente del género
Ten cuidado con los cumplidos
No es apropiado hablar con alguien en términos relacionados con género. “Cariño”, “bonita” y expresiones similares están fuera de lugar en las relaciones profesionales, al igual que ciertos comentarios sobre el aspecto o la apariencia física.
Dominar el arte de los regalos profesionales
Maneja los regalos con tacto
Los obsequios que se pueden compartir con el personal siempre son bien recibidos
No hagas regalos demasiado personales
No hagas regalos demasiado personales como perfumes, joyas o ropa porque el gusto de tus compañeros de trabajo puede no ser el mismo que el tuyo. Elige regalos más seguros, como una caja de chocolate, una taza de café, un objeto de escritorio decorativo, un calendario de escritorio, etc.
No trates de ser gracioso haciendo regalos que podrían molestar
No trates de hacer regalos divertidos porque al final puedes ofender a alguien. No quieres perjudicar las relaciones con tus compañeros de trabajo porque los ves casi todos los días durante al menos 8 horas. En vez de eso, trata de encontrar algo que les sea útil.
Ten en cuenta las restricciones y normas de las empresas
Muchas compañías tienen restricciones sobre qué obsequios, si los hay, pueden aceptar los empleados de los proveedores o clientes. Asegúrate de estar familiarizado con estas restricciones y sigue las normas. No ponga a alguien en la posición embarazosa de tener que devolver un regalo.
Recibir visitas y ejercer de anfitrión
Consigue que tus visitantes se sientan queridos
Empieza con una conversación informal
Mantén una conversación informal antes de entrar a hablar de negocios. Pregunta a los visitantes sobre ellos mismos, sus viajes, su familia, etc., para ayudar a que la otra persona se sienta cómoda y se establezca una relación.
Evita las llamadas telefónicas o revisar papeles o correo electrónico durante la visita
No contestes al teléfono durante la reunión. Ponlo en silencio. No firmes papeles, revises el correo electrónico ni atiendas a ninguna otra tarea de oficina mientras el visitante se encuentra en tu oficina.
Facilita la conversación
Como anfitrión, debes asegurarte de que la conversación fluya. Haz tu tarea. ¿Qué temas son de interés para tu invitado y qué es importante para él o ella? Haz preguntas para que tu invitado hable.
Intercambia tarjetas de visita antes de la reunión y guárdalas contigo
No hagas esperar a las visitas para darte importancia
A algunos ejecutivos les gusta jugar el juego «Estoy más ocupado y soy más importante que tú» manteniendo a la gente esperando. No caigas en esta categoría. Nunca dejes a un visitante esperando más de cinco o seis minutos después de la hora señalada. Si no tienes más remedio que hacerlo, sal y discúlpate en persona.